Bí quyết quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả, chuyên nghiệp 

HOTLINE: 0976.380.555

Quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo môi trường sống an toàn, tiện nghi và nâng cao chất lượng cuộc sống cho cư dân. Bài viết này sẽ chia sẻ những bí quyết hữu ích giúp bạn tối ưu hóa công tác quản lý vận hành tòa nhà, từ đó mang đến trải nghiệm sống hoàn hảo cho cư dân và góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho tòa nhà.

Quản lý vận hành tòa nhà là gì?

Quản lý vận hành tòa nhà là toàn bộ các hoạt động nhằm duy trì và vận hành tòa nhà hiệu quả
Quản lý vận hành tòa nhà là toàn bộ các hoạt động nhằm duy trì và vận hành tòa nhà hiệu quả

Quản lý vận hành tòa nhà là tổng hợp các hoạt động nhằm duy trì và vận hành hiệu quả mọi hệ thống kỹ thuật, cơ sở vật chất, đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường và cung cấp các dịch vụ tiện ích cho tòa nhà. Nhờ có dịch vụ quản lý vận hành chuyên nghiệp, chủ đầu tư có thể yên tâm về sự an toàn, tiện nghi và hiệu quả hoạt động của tòa nhà.

Lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà được chia thành 3 mảng chính: quản lý vận hành tòa nhà chung cư, quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê và quản lý khách sạn/căn hộ cho thuê cao cấp. Mỗi loại hình đều sở hữu những đặc điểm và yêu cầu riêng biệt. Tuy nhiên, trong bài viết này, quản lý vận hành tòa nhà chung cư là vấn đề mà chúng tôi sẽ đề cập chính.

Các quy định về quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Việc quản lý vận hành tòa nhà chung cư hiệu quả dựa trên các quy định rõ ràng, minh bạch là nền tảng để xây dựng môi trường sống văn minh, an toàn và tiện nghi cho cư dân. Hiểu rõ các quy định này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo trách nhiệm, quyền lợi của các bên liên quan, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống cho cộng đồng cư dân.

Dưới đây là những nội dung chính trong các quy định về quản lý vận hành tòa nhà chung cư:

Phạm vi về quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Phạm vi quản lý vận hành tòa nhà chung cư 
Phạm vi quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Theo quy định tại Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 (gọi tắt là Luật Nhà ở), Quy chế quản lý nhà chung cư được áp dụng cho các loại nhà chung cư sau:

a) Nhà chung cư thương mại

b) Nhà chung cư xã hội

c) Nhà chung cư tái định cư

d) Nhà chung cư cũ thuộc sở hữu nhà nước đã được xây dựng, cải tạo lại

Quy định trong Quy chế này được khuyến khích áp dụng đối với các khu nhà chung cư cũ do nhà nước sở hữu mà chưa được xây dựng, cải tạo lại. Quy chế này không áp dụng cho nhà chung cư xã hội dành cho các đối tượng học sinh, sinh viên và công nhân ở theo hình thức tập thể.

Mục tiêu về quản lý vận hành toà nhà chung cư

Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và cụ thể đóng vai trò nền tảng cho hoạt động quản lý vận hành tòa nhà chung cư hiệu quả. Mục tiêu này cần hướng đến sự phát triển bền vững, đảm bảo hài hòa lợi ích của các bên liên quan, bao gồm cư dân, ban quản trị và chủ đầu tư.

Dưới đây là một số mục tiêu chính của quản lý vận hành tòa nhà chung cư:

  • Đảm bảo an toàn và an ninh: Quản lý vận hành tòa nhà chung cư tập trung vào đảm bảo sự an toàn và an ninh cho cư dân và tòa nhà. Điều này bao gồm triển khai các biện pháp bảo vệ như giám sát an ninh, kiểm soát ra vào, hệ thống báo động, quản lý an ninh tòa nhà và xử lý các vấn đề liên quan đến an ninh.
  • Cung cấp dịch vụ tiện ích và công cộng: Một trong những mục tiêu quan trọng của quản lý vận hành tòa nhà chung cư là đảm bảo cung cấp đầy đủ và chất lượng các dịch vụ tiện ích và công cộng. Điều này bao gồm quản lý và vận hành các hệ thống như điện, nước, viễn thông, hệ thống điều hòa không khí, thang máy và các tiện ích khác.
  • Bảo trì và nâng cao chất lượng: Quản lý vận hành tòa nhà chung cư nhằm duy trì và nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng của tòa nhà. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động bảo trì định kỳ, kiểm tra và sửa chữa các công trình, hệ thống và thiết bị để đảm bảo chúng hoạt động một cách hiệu quả và bền vững.
  • Tuân thủ quy định pháp luật: Mục tiêu quan trọng khác là đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quản lý và vận hành tòa nhà chung cư. Quản lý vận hành phải thực hiện các quy trình và tiêu chuẩn pháp lý, đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo đúng quy định để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh xảy ra vi phạm.

Điều kiện để quản lý vận hành toà nhà chung cư

Điều kiện để quản lý vận hành tòa nhà chung cư 
Điều kiện để quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Để đảm bảo việc quản lý vận hành nhà chung cư diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, cần đáp ứng một số điều kiện tiên quyết quan trọng. Những điều kiện này đóng vai trò nền tảng, tạo dựng môi trường thuận lợi cho ban quản trị và đơn vị quản lý thực hiện tốt vai trò và trách nhiệm của mình, mang đến môi trường sống an toàn, tiện nghi cho cư dân. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư cần đáp ứng các điều kiện sau:

  • Thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp hoặc Luật hợp tác xã, với chức năng quản lý vận hành nhà chung cư.
  • Có các bộ phận chuyên môn về kỹ thuật, dịch vụ, bảo vệ an ninh, vệ sinh, và môi trường để quản lý vận hành nhà chung cư.
  • Đội ngũ cán bộ, nhân viên đáp ứng yêu cầu về quản lý vận hành nhà chung cư, và đã được đào tạo và có chứng nhận chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của Bộ Xây dựng.

Xem thêm: Quy định về quản lý vận hành nhà chung cư

Các công việc quản lý vận hành tòa nhà cụ thể

Quản lý vận hành tòa nhà chung cư bao gồm một loạt các công việc phức tạp và đòi hỏi sự chuyên môn cao. Để đảm bảo tòa nhà hoạt động hiệu quả, an toàn và đáp ứng nhu cầu của cư dân, ban quản lý cần thực hiện tốt các công việc sau:

Quản lý tài chính

Quy trình quản lý tài chính bài bản, minh bạch sẽ giúp chủ đầu tư và khách hàng an tâm về tình hình tài chính của tòa nhà
Quy trình quản lý tài chính bài bản, minh bạch sẽ giúp chủ đầu tư và khách hàng an tâm về tình hình tài chính của tòa nhà

Quản lý tài chính đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo vận hành tòa nhà suôn sẻ và hiệu quả. Quy trình quản lý tài chính bài bản, minh bạch sẽ giúp chủ đầu tư và khách hàng an tâm về tình hình tài chính của tòa nhà, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng giá trị tài sản.

Quy trình quản lý tài chính bao gồm các công việc sau:

  • Công khai tài chính (các khoản thu và chi liên quan đến tòa nhà, dự toán ngân sách và quyết toán chi tiêu,…)
  • Báo cáo định kỳ cho chủ đầu tư và khách hàng
  • Thu chi các loại phí dịch vụ

Quản lý nhân sự

Mỗi tòa nhà sẽ yêu cầu một số lượng nhân sự khác nhau tùy thuộc vào vị trí cụ thể. Các quản lý vận hành tòa nhà có nhiệm vụ tuyển dụng và áp dụng chính sách thưởng – phạt một cách công bằng đối với nhân viên. Đồng thời, việc giám sát hoạt động của nhân viên để đảm bảo tuân thủ đúng yêu cầu công việc cũng là một phần quan trọng trong trách nhiệm của ban quản lý. Dưới đây là quy trình quản lý nhân sự cụ thể:

  • Lập kế hoạch và phương án tuyển dụng, đào tạo nhân sự
  • Xây dựng hệ thống quản lý và phân phối nguồn nhân sự hợp lý
  • Nâng cao tình thần hợp tác và phối hợp giữa các bộ phận

Quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng hiệu quả giúp chủ đầu tư gia tăng lợi nhuận
Quản lý khách hàng hiệu quả giúp chủ đầu tư gia tăng lợi nhuận

Quản lý khách hàng hiệu quả là chìa khóa để tòa nhà thu hút và giữ chân khách hàng, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu và gia tăng lợi nhuận cho chủ đầu tư. Quy trình quản lý khách hàng chuyên nghiệp bao gồm các bước sau:

  • Xây dựng danh sách khách hàng
  • Tiếp nhận và xử lý ý kiến phản hồi của khách hàng
  • Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng
  • Lên kế hoạch và công bố thông tin đến khách hàng

Quản lý vận hành, bảo trì hệ thống kỹ thuật

Để đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu quả của tòa nhà, hệ thống kỹ thuật như điện, nước, phòng cháy chữa cháy, an ninh, vệ sinh môi trường đều đóng vai trò quan trọng. Đối với mỗi hệ thống này, cần thiết lập quy trình quản lý vận hành tòa nhà một cách khoa học và hiệu quả. Cụ thể, các công việc bao gồm:

  • Quản lý hệ thống điện và nước
  • Quản lý hệ thống phòng cháy chữa cháy
  • Quản lý hệ thống thông tin liên lạc
  • Quản lý hệ thống điều hòa

Những khó khăn/thách thức trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Quản lý vận hành tòa nhà chung cư là một công việc đầy thử thách, đòi hỏi sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ và khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả. Trong số muôn vàn khó khăn thường gặp, 3 vấn đề sau đây được xem là “rào cản’’ lớn nhất đối với các đơn vị quản lý:

Ứng dụng công nghệ trong quản lý vận hành 

Ứng dụng công nghệ để quản lý vận hành tòa nhà là một trong những thách thức lớn đối với các đơn vị quản lý
Ứng dụng công nghệ để quản lý vận hành tòa nhà là một trong những thách thức lớn đối với các đơn vị quản lý

Công nghệ đang đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc quản lý vận hành tòa nhà chung cư. Tuy nhiên, việc áp dụng và sử dụng công nghệ đòi hỏi sự đầu tư và sự thay đổi trong quy trình làm việc truyền thống.

Một số thách thức gặp phải có thể bao gồm việc tích hợp hệ thống quản lý tòa nhà thông minh, quản lý thông tin và dữ liệu, cung cấp dịch vụ trực tuyến cho cư dân và quản lý hợp đồng điện tử. Để vượt qua các thách thức này, quản lý cần có kiến thức và khả năng trong việc triển khai và quản lý các giải pháp công nghệ.

Xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp 

Quản lý vận hành tòa nhà chung cư đòi hỏi một hệ thống quản lý chuyên nghiệp và có cấu trúc. Việc xử lý một lượng lớn thông tin, quản lý hợp đồng, tài chính, bảo trì và sửa chữa, an ninh và các hoạt động khác đòi hỏi sự tổ chức và quản lý hiệu quả.

Tuy nhiên, xây dựng một hệ thống quản lý chuyên nghiệp đòi hỏi sự đầu tư về nguồn lực, công sức và triển khai quy trình quản lý chuẩn. Điều này có thể đòi hỏi sự thay đổi trong cách làm việc hiện tại và việc đào tạo nhân viên để nắm vững các kỹ năng quản lý.

Đào tạo năng lực nhân viên 

Đào tạo năng lực nhân viên đòi hỏi sự đầu tư liên tục trong việc đào tạo và phát triển
Đào tạo năng lực nhân viên đòi hỏi sự đầu tư liên tục trong việc đào tạo và phát triển

Một yếu tố quan trọng trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư là có đội ngũ nhân viên có năng lực và kiến thức để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Đào tạo nhân viên để nắm vững các kỹ năng quản lý, công nghệ và tư duy phản ứng là một thách thức. Đồng thời, việc duy trì và phát triển năng lực nhân viên cũng đòi hỏi sự đầu tư liên tục trong việc đào tạo và phát triển.

Quy trình quản lý vận hành tòa nhà

Để đảm bảo sự vận hành trơn tru, hiệu quả và an toàn cho tòa nhà, việc xây dựng và áp dụng một quy trình quản lý vận hành bài bản là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây là các bước chính trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà chung cư chuyên nghiệp.

1. Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà 

Trong quy trình quản lý và vận hành tòa nhà, vấn đề vệ sinh đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Với số lượng người sử dụng và lưu thông hàng ngày lớn, việc duy trì vệ sinh định kỳ là chìa khóa để đảm bảo môi trường sống và làm việc an toàn và tiện nghi.

Ban quản lý tòa nhà cần thiết lập các nguyên tắc và quy định phù hợp để đảm bảo đội ngũ nhân viên thực hiện công việc vệ sinh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Điều này có thể bao gồm xử lý rác thải, làm sạch các khu vực từ bên trong đến bên ngoài của tòa nhà, và nhiều nội dung khác.

Thông thường, quy trình quản lý vận hành tòa nhà – quản lý vệ sinh sẽ được giao cho một đơn vị chuyên nghiệp vận hành tòa nhà và có thể được thực hiện như sau:

  • Xác định các hạng mục cần vệ sinh và diện tích của từng hạng mục.
  • Đánh giá tình trạng hiện tại và lên kế hoạch vệ sinh phù hợp.
  • Tiến hành vệ sinh các hạng mục theo kế hoạch đã đề ra.
  • Phát triển các phương án hỗ trợ để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng tòa nhà, bao gồm cả căn hộ chung cư và văn phòng.

2. Quy trình quản lý các nhà thầu

Quy trình quản lý nhà thầu giúp việc quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả hơn
Quy trình quản lý nhà thầu giúp việc quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả hơn

Ngoài việc quản lý dọn dẹp, an ninh, cây cối và các dịch vụ khác, việc quản lý nhà thầu liên quan đến xây dựng, sửa chữa, bảo trì hệ thống, và nhiều hoạt động khác cũng rất quan trọng. Dưới đây là một quy trình quản lý và giám sát nhà thầu mà có thể áp dụng để tối ưu hóa việc quản lý:

  • Đánh giá tình hình hiện tại và thu thập ý kiến phản hồi về các kế hoạch phát triển nhà thầu.
  • Xác định và đánh giá chi phí dự kiến cho các dự án của nhà thầu.
  • Chuẩn bị và gửi mời thầu chi tiết tới các nhà thầu có liên quan.
  • Thực hiện quản lý các nhà thầu, bao gồm cả việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, và xử lý vấn đề phát sinh.
  • Theo dõi tiến độ thực hiện của các nhà thầu và yêu cầu báo cáo định kỳ, như hàng tuần hoặc hàng tháng.

3. Quy trình quản lý an ninh

Quản lý an ninh là một phần không thể thiếu trong quy trình vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp. Các hoạt động như giám sát camera an ninh, bảo vệ tòa nhà từ bên trong và bên ngoài, cũng như đảm bảo an toàn cho phương tiện đi lại của cư dân, đều thuộc phạm vi của quản lý an ninh.

Dưới đây là các giai đoạn quản lý an ninh của tòa nhà mà cần được thực hiện một cách cụ thể:

  • Xem xét chi tiết bản vẽ và cấu trúc của tòa nhà, bao gồm các lối ra vào và hệ thống an ninh hiện tại.
  • Xác định và đánh giá tình hình an ninh trong khu vực, bao gồm cả các điểm yếu và mạnh.
  • Xác định và triển khai các phương án bảo vệ tối ưu, bao gồm việc bố trí nhân viên bảo vệ để đảm bảo an ninh tuyệt đối.
  • Thực hiện các biện pháp cụ thể để bảo vệ an ninh của tòa nhà, bao gồm cả việc lắp đặt hệ thống an ninh và kiểm soát ra vào.
  • Lập kế hoạch dự phòng để đối phó với các tình huống khẩn cấp hoặc sự cố có thể xảy ra.
  • Xây dựng các quy định và chương trình đào tạo cho nhân viên về phòng cháy chữa cháy và an ninh, nhằm đảm bảo sự chuẩn bị và phản ứng hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp.

4. Quy trình quản lý hành chính chung cư

Việc quản lý hành chính có thể đánh giá tính chuyên nghiệp của tòa nhà 
Việc quản lý hành chính có thể đánh giá tính chuyên nghiệp của tòa nhà

Quản lý hành chính là một yếu tố quan trọng đánh giá tính chuyên nghiệp của một tòa nhà. Nếu quy trình quản lý hành chính không được thực hiện đúng cách, hệ thống tòa nhà có thể rơi vào tình trạng lộn xộn và không kiểm soát được. Các hoạt động trong quy trình này bao gồm:

  • Lập biểu mẫu quản lý tòa nhà, bao gồm việc thiết kế các biểu mẫu để quản lý chuyển nhận thư từ, văn bản, chứng từ và các tài liệu khác một cách hiệu quả.
  • Phát triển các quy trình để chăm sóc khách hàng một cách chi tiết và chuyên nghiệp, đảm bảo rằng mọi yêu cầu và phản hồi từ phía khách hàng được xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả.
  • Thực hiện công việc báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý để đánh giá hiệu suất hoạt động của tòa nhà và thực hiện các biện pháp cần thiết để cải thiện.
  • Xác định và lập kế hoạch phối hợp với các bộ phận khác trong tòa nhà như kỹ thuật, an ninh, và các đơn vị khác để đạt được hiệu quả tốt nhất và tối ưu công tác quản lý vận hành của tòa nhà.

5. Quy trình làm báo cáo 

Việc báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng và hàng quý về công tác quản lý vận hành tòa nhà chung cư là rất quan trọng để chủ đầu tư và ban giám sát có cái nhìn tổng quan về tình hình vận hành. Những báo cáo này giúp họ hiểu rõ hơn về các hoạt động và cần điều chỉnh nào cần thiết để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.

Đặc biệt, việc báo cáo phải được thực hiện một cách khách quan và trung thực, đồng thời phải trình bày đúng theo các vấn đề mà chủ đầu tư quan tâm. Báo cáo cũng là một trong những tiêu chí để đánh giá sự chuyên nghiệp trong quy trình quản lý vận hành.

Thông qua các số liệu và dữ liệu trong báo cáo, có thể đánh giá được mức độ thực hiện của các phần việc trong toàn bộ quy trình một cách chính xác và nghiêm túc. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động được thực hiện đúng theo kế hoạch và đúng quy định.

Xem thêm: Lớp quản lý vận hành nhà chung cư tại Viện Đào tạo và Hợp tác Giáo dục

Lưu ý để quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả

Lưu ý để quản lý vận hành tòa nhà chung cư hiệu quả
Lưu ý để quản lý vận hành tòa nhà chung cư hiệu quả

Để đạt được hiệu quả trong việc quản lý vận hành tòa nhà chung cư, ban quản lý cần chú trọng vào một số tiêu chí quan trọng sau:

  • Mọi hoạt động vận hành cần được thực hiện theo phương pháp khoa học và chuyên nghiệp để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả của hệ thống. Điều này đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng vào việc xây dựng kế hoạch và phương thức hoạt động.
  • Sự đồng bộ giữa các bộ phận trong ban quản lý là yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả. Việc xây dựng giải pháp và đảm bảo sự phối hợp, đồng bộ giữa các cấp nhân viên là rất quan trọng.
  • Việc xây dựng giải pháp và thực hiện công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp là để đảm bảo sự hài lòng cho cả khách hàng và chủ đầu tư. Khi cả hai bên đều hài lòng, mọi hoạt động của tòa nhà sẽ diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.
  • Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý tiên tiến là một phần không thể thiếu trong việc vận hành tòa nhà hiện đại. Công nghệ sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sức lao động và chi phí quản lý, đồng thời tăng cường hiệu quả và độ chính xác.

Viện đào tạo và Hợp tác giáo dục – Tổ chức đào tạo quản lý và vận hành tòa nhà hàng đầu

Viện đào tạo và Hợp tác giáo dục - một trong những tổ chức đào tạo quản lý và vận hành tòa nhà hàng đầu hiện nay 
Viện đào tạo và Hợp tác giáo dục – một trong những tổ chức đào tạo quản lý và vận hành tòa nhà hàng đầu hiện nay

Tự hào là tổ chức chuyên đào tạo về quản lý vận hành tòa nhà chung cư, Viện đào tạo và Hợp tác giáo dục cung cấp các khóa đào tạo và chương trình học chất lượng nhằm nâng cao năng lực và kiến thức của cá nhân hoặc nhóm làm việc trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà chung cư.

Chúng tôi đảm bảo rằng các chương trình học và khóa đào tạo đáp ứng các yêu cầu chuyên môn và nghiệp vụ trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư. Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn về lớp vận hành quản lý chung cư, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ của Viện Đào tạo và Hợp tác Giáo dục để được hỗ trợ tốt nhất.

Kết

Bài viết trên, Viện đào tạo và Hợp tác giáo dục đã giải thích cho bạn quản lý vận hành tòa nhà là gì, đồng thời nêu ra các quy định, các công việc cũng như các vấn đề liên quan đến việc quản lý vận hành tòa nhà chung cư. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ hiểu rõ hơn về vấn đề này, từ đó quản lý vận hành tòa nhà của mình hiệu quả.

Ưu đãi các khóa học trong tháng 7

Đăng ký ngay! Ưu đãi sẽ hết hạn trong hôm nay

VIỆN ĐÀO TẠO VÀ HỢP TÁC GIÁO DỤC

VP HN: Số 451 Vũ Tông Phan, Q. Thanh Xuân, TP Hà Nội

VP HCM: 47/3 Đường 27, Phường Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức, TP HCM

Email: daotao@tiec.edu.vn - tuyensinhvdt@gmail.com

HOTLINE: 0976.380.555 - 0968.099.565