Phí giữ xe là khoản chi phí phát sinh tại hầu hết các tòa nhà chung cư. Tuy nhiên, không ít cư dân và Ban quản trị vẫn nhầm lẫn giữa phí giữ xe, phí quản lý vận hành và quỹ bảo trì, dẫn đến nhiều tranh chấp trong quá trình sử dụng. Việc xác định mức phí, thẩm quyền phê duyệt và nguyên tắc quản lý nguồn thu cần được thực hiện minh bạch, đúng quy trình để đảm bảo quyền lợi cư dân. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định pháp lý liên quan, cách quản lý và những lưu ý quan trọng trong việc tổ chức dịch vụ giữ xe tại chung cư.
Quy định pháp luật về phí giữ xe chung cư
Phí giữ xe tại chung cư là khoản chi phí độc lập với phí quản lý vận hành tòa nhà. Theo khoản 2 Điều 151 Luật Nhà ở 2023, giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư không bao gồm chi phí trông giữ xe. Quy định này được hướng dẫn cụ thể tại khoản 1 Điều 30 Thông tư 05/2024/TT-BXD, trong đó xác định rõ các khoản thuộc phí quản lý vận hành và loại trừ phí giữ xe. Vì vậy, cư dân sử dụng dịch vụ trông giữ phương tiện sẽ phải trả phí riêng theo quy định.
Xét về cơ sở pháp lý, phí giữ xe là giá dịch vụ thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Giá 2023. Theo Phụ lục 02 ban hành kèm Luật Giá số 16/2023/QH15, dịch vụ trông giữ xe thuộc nhóm hàng hóa, dịch vụ do Nhà nước quản lý giá. Trên thực tế, mức thu phí không do Ban quản trị tự quyết mà phải tuân theo khung giá hoặc mức giá do UBND cấp tỉnh ban hành. Mức giá này được xây dựng dựa trên loại phương tiện, hình thức trông giữ và điều kiện từng địa phương.
Bên cạnh quy định về giá, việc quản lý và khai thác khu vực để xe còn phải tuân thủ Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD. Quy chế này quy định rõ nguyên tắc quản lý chỗ để xe thuộc sở hữu chung và sở hữu riêng, cũng như quyền và trách nhiệm của các bên liên quan. Đồng thời, quy định yêu cầu công khai, minh bạch trong việc tổ chức dịch vụ trông giữ xe. Đây là cơ sở quan trọng để đảm bảo việc thu phí đúng quy định và hạn chế tranh chấp trong chung cư.
Ai có quyền quyết định mức phí giữ xe chung cư theo quy định hiện hành?
Một vấn đề thường gây tranh cãi tại chung cư là việc tăng hoặc thay đổi phí giữ xe mà cư dân không rõ căn cứ và ai có quyền quyết định. Thực tế, mức phí này không do một cá nhân hay Ban quản trị tự quyết, mà phụ thuộc vào giai đoạn vận hành, quyền sở hữu khu vực để xe và quy định pháp luật về giá dịch vụ. Hiểu đúng thẩm quyền của từng bên giúp hạn chế tranh chấp. Cụ thể như sau:
- Khi chung cư chưa có Ban quản trị: Chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý do chủ đầu tư thuê sẽ tạm thời quản lý bãi giữ xe và quyết định mức phí. Tuy nhiên, mức phí này phải nằm trong khung giá do UBND cấp tỉnh quy định và phải được công khai rõ ràng trong hợp đồng mua bán, nội quy hoặc bảng thông báo của tòa nhà.
- Khi chung cư đã có Ban quản trị: Việc quản lý và thu phí giữ xe sẽ do Hội nghị nhà chung cư quyết định. Ban quản trị thay mặt cư dân lựa chọn đơn vị trông giữ xe hoặc ký hợp đồng dịch vụ, sau đó thực hiện theo nghị quyết đã được thông qua. Mức phí vẫn phải đúng quy định của địa phương và những gì cư dân đã thống nhất.
- Quyền quyết định còn phụ thuộc vào quyền sở hữu khu vực để xe: Nếu tầng hầm hoặc khu vực để xe thuộc sở hữu riêng của chủ đầu tư theo hồ sơ dự án và hợp đồng mua bán, thì chủ đầu tư có quyền khai thác và thu phí theo quy định. Ngược lại, nếu khu vực để xe là phần sở hữu chung của cư dân, thì việc quản lý và sử dụng khoản thu sẽ do cộng đồng cư dân quyết định thông qua Ban quản trị.
- Xác định sở hữu chung hay riêng là yếu tố quan trọng nhất: Trên thực tế, nhiều tranh chấp về phí giữ xe không phải do mức giá cao hay thấp, mà do chưa rõ khu vực để xe thuộc sở hữu của ai. Nếu hợp đồng mua bán hoặc hồ sơ bàn giao không ghi rõ, rất dễ xảy ra tranh cãi, thậm chí phải đưa ra cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Xem thêm: Số lượng thành viên Ban quản trị chung cư theo quy định mới nhất: Bao nhiêu người là đúng luật?
Phân biệt phí giữ xe trong hầm chung cư và bãi xe ngoài trời
Nhiều cư dân thắc mắc vì sao phí gửi xe trong hầm thường cao hơn bãi xe ngoài trời hoặc giữa các chung cư lại có mức giá khác nhau. Nguyên nhân chủ yếu đến từ chi phí đầu tư, vận hành và mức độ an toàn của từng loại hình bãi đỗ xe, từ đó dẫn đến sự khác biệt về giá dịch vụ.
Chi phí đầu tư và vận hành
- Hầm để xe: Chi phí đầu tư và vận hành cao do phải trang bị hệ thống thông gió, chiếu sáng, phòng cháy chữa cháy, camera giám sát, kiểm soát ra vào bằng thẻ từ hoặc barie, thậm chí một số dự án còn sử dụng hệ thống đỗ xe tự động.
- Bãi xe ngoài trời: Chi phí thấp hơn, chủ yếu bao gồm nhân sự trông giữ, bảo vệ và các hạng mục bảo trì cơ bản.
Mức độ an toàn và kiểm soát phương tiện
- Hầm để xe: Có hệ thống giám sát 24/7, kiểm soát phương tiện ra vào chặt chẽ nên khả năng bảo đảm an toàn và hạn chế rủi ro mất cắp cao hơn.
- Bãi xe ngoài trời: Mức độ giám sát phụ thuộc nhiều vào nhân sự và điều kiện thực tế của bãi xe, vì vậy khả năng bảo vệ tài sản thường thấp hơn so với tầng hầm.
Khung giá áp dụng
- Hầm để xe: Do chi phí đầu tư và vận hành lớn, mức giá dịch vụ thường được áp dụng ở ngưỡng cao hơn trong khung giá do UBND cấp tỉnh ban hành.
- Bãi xe ngoài trời: Mức phí thường thấp hơn và vẫn phải tuân thủ khung giá dịch vụ trông giữ xe của địa phương.
Đối tượng phục vụ
- Hầm để xe: Thường ưu tiên bố trí cho cư dân đăng ký gửi xe theo tháng hoặc chủ sở hữu căn hộ nhằm đảm bảo nhu cầu đỗ xe ổn định.
- Bãi xe ngoài trời: Ngoài cư dân, nhiều tòa nhà còn sử dụng để phục vụ khách đến giao dịch, khách vãng lai hoặc phương tiện của khu thương mại.
Về nguyên tắc pháp lý, dù là hầm xe hay bãi xe ngoài trời, đơn vị trông giữ xe phải niêm yết công khai mức giá theo quy định của địa phương. Việc gửi xe cần có thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên để đảm bảo quyền lợi. Đồng thời, đơn vị trông giữ có trách nhiệm bảo quản phương tiện trong suốt thời gian nhận giữ.
Nếu xảy ra mất mát hoặc hư hỏng xe do lỗi của đơn vị trông giữ, họ phải bồi thường theo quy định pháp luật. Việc bồi thường được căn cứ theo hợp đồng gửi giữ tài sản đã ký kết. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người gửi xe.
Đối với Ban quản trị và đơn vị vận hành, cần xây dựng quy chế sử dụng chỗ đỗ xe ngay từ đầu. Quy chế nên quy định rõ cách ưu tiên chỗ gửi xe theo tháng và cách sắp xếp xe cho cư dân, khách vãng lai. Cách làm này giúp minh bạch, hạn chế tranh chấp và tạo sự đồng thuận trong tòa nhà.
Ban quản trị được quản lý và sử dụng nguồn thu từ phí giữ xe như thế nào?
Tiền phí giữ xe chung cư là khoản thu dễ gây hiểu lầm và tranh chấp nếu không quản lý rõ ràng. Nhiều Ban quản trị mới thường nhầm khoản tiền này với phí quản lý hoặc quỹ bảo trì 2%, dẫn đến sử dụng sai hoặc hạch toán không đúng. Vì vậy, Ban quản trị cần hiểu đúng quy định để quản lý minh bạch, tránh khiếu nại từ cư dân.
- Đối với chỗ để xe thuộc sở hữu chung: Tiền thu từ việc giữ xe (sau khi trừ chi phí vận hành và trả cho đơn vị trông giữ) được xem là tiền khai thác phần sở hữu chung của cư dân. Khoản tiền này phải được ghi riêng, không được gộp với quỹ bảo trì hay phí quản lý. Việc sử dụng phải theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư.
- Sử dụng đúng mục đích đã thống nhất: Tiền này có thể dùng để bổ sung quỹ chung của tòa nhà, sửa chữa, bảo dưỡng khu vực chung hoặc phục vụ các hoạt động vận hành chung, tùy theo quyết định của cư dân.
- Công khai, minh bạch: Ban quản trị nên theo dõi riêng khoản thu này, có sổ sách rõ ràng và báo cáo định kỳ cho cư dân. Việc công khai giúp cư dân yên tâm và hạn chế tranh chấp.
- Không được tự ý sử dụng: Ban quản trị không được dùng tiền giữ xe cho các mục đích khác như chi thù lao, tổ chức sự kiện… nếu chưa được cư dân hoặc Hội nghị nhà chung cư thông qua.
- Lưu giữ đầy đủ giấy tờ: Mọi khoản thu chi phải có hợp đồng, hóa đơn và chứng từ rõ ràng để dễ kiểm tra, đối chiếu khi cần.
Những tranh chấp về phí giữ xe chung cư thường gặp và cách xử lý đúng quy định
Viện Đào Tạo Và Hợp Tác Giáo Dục (TIEC) nhận thấy tranh chấp phí giữ xe chủ yếu không đến từ mức phí cao hay thấp, mà do chưa thống nhất về quyền sở hữu, quản lý nguồn thu và quy trình thu phí. Nếu không xử lý đúng quy định, các tranh chấp này có thể ảnh hưởng đến vận hành tòa nhà và quyền lợi cư dân. Dưới đây là các tình huống phổ biến và hướng xử lý theo quy định hiện hành.
- Tranh chấp về quyền sở hữu khu vực để xe: Đây là tranh chấp phổ biến do cách hiểu khác nhau giữa chủ đầu tư và cư dân về quyền sở hữu tầng hầm hoặc khu vực để xe. Cần đối chiếu hồ sơ dự án, hợp đồng mua bán và tài liệu pháp lý để xác định quyền sở hữu. Nếu không thống nhất, có thể đề nghị cơ quan có thẩm quyền hoặc Tòa án giải quyết.
- Thu phí giữ xe vượt khung giá quy định: Một số chung cư thu phí cao hơn hoặc không công khai đúng quy định, dễ gây khiếu nại. Cư dân và Ban quản trị cần đối chiếu với khung giá do UBND cấp tỉnh ban hành. Nếu sai phạm, kiến nghị điều chỉnh hoặc phản ánh đến cơ quan quản lý nhà ở.
- Mất xe hoặc hư hỏng phương tiện: Thường xảy ra khi quản lý bãi xe lỏng lẻo, thiếu giám sát. Đơn vị trông giữ phải bồi thường nếu có lỗi theo quy định hợp đồng gửi giữ tài sản. Cần đảm bảo camera, vé/thẻ xe và lưu trữ dữ liệu đầy đủ để xử lý khi có sự cố.
- Thay đổi đơn vị hoặc tài khoản thu phí không thông báo: Việc không công khai dễ gây thiếu minh bạch và tranh chấp. Ban quản trị cần thông báo rõ ràng về lý do, thời điểm và thông tin thay đổi qua các kênh chính thức của tòa nhà để cư dân nắm bắt và giám sát.
Xem thêm: Nhiệm kỳ Ban quản trị chung cư là bao lâu? Quy định mới nhất theo luật nhà ở
Kinh nghiệm dành cho Ban quản trị và người làm nghề quản lý vận hành khi xây dựng quy chế thu phí giữ xe
Quá trình đào tạo quản lý vận hành nhà chung cư, TIEC nhận thấy rằng việc xây dựng quy chế thu phí bài bản ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro pháp lý, nâng cao tính minh bạch và tạo sự đồng thuận giữa cư dân với đơn vị quản lý. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tiễn mà Ban quản trị nên áp dụng.
- Ban hành quy chế thu phí giữ xe riêng biệt: Không nên gộp chung với quy chế phí quản lý vận hành. Quy chế cần nêu rõ đối tượng, mức phí và cách thu.
- Đối chiếu với khung giá của địa phương trước khi ban hành: Trước khi thông qua, cần so sánh với mức giá do UBND cấp tỉnh quy định. Việc này giúp tránh vi phạm pháp luật.
- Ứng dụng công nghệ trong quản lý bãi xe: Nên dùng thẻ từ, QR hoặc camera để quản lý xe. Cách này giúp giảm sai sót và dễ xử lý tranh chấp.
- Quản lý riêng nguồn thu từ phí giữ xe: Cần tách riêng tiền thu giữ xe ngay từ đầu. Đồng thời báo cáo thu, chi định kỳ để cư dân theo dõi.
- Rà soát hồ sơ pháp lý của dự án ngay sau khi nhận nhiệm vụ: Cần xác định rõ khu vực để xe thuộc sở hữu chung hay riêng. Điều này giúp tránh tranh chấp với chủ đầu tư.
- Lấy ý kiến cư dân trước khi điều chỉnh mức phí: Khi muốn tăng phí, phải lấy ý kiến cư dân trước. Đồng thời cần công khai lý do điều chỉnh để tạo sự đồng thuận.
Ban quản trị cần trang bị kiến thức gì để quản lý dịch vụ giữ xe đúng pháp luật?
Ban quản trị cần nắm vững văn bản pháp lý và biết đọc hồ sơ dự án để xác định rõ ranh giới sở hữu chung, riêng đối với chỗ để xe. Bên cạnh đó là kỹ năng đàm phán, soạn thảo hợp đồng với nhà thầu trông giữ xe sao cho đúng khung giá quy định. Cuối cùng là khả năng xây dựng quy chế thu, chi minh bạch và xử lý khiếu nại, tranh chấp với cư dân một cách chuyên nghiệp.
Đây cũng là nội dung trọng tâm trong chương trình đào tạo, cấp chứng chỉ vận hành nhà chung cư của Viện Đào Tạo Và Hợp Tác Giáo Dục (TIEC). TIEC đã đồng hành cùng nhiều Ban quản trị, đơn vị quản lý vận hành trên cả nước trong việc cập nhật quy định pháp luật mới và xây dựng quy chế nội bộ đúng luật, minh bạch. Khóa học khai giảng định kỳ hàng tháng, với giảng viên là chuyên gia giàu kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực quản lý bất động sản và pháp lý nhà chung cư.
Nếu Ban quản trị hoặc cá nhân đang phụ trách vận hành tòa nhà cần tư vấn cụ thể về xây dựng quy chế thu phí giữ xe, TIEC luôn sẵn sàng hỗ trợ. Đối với những ai mong muốn được cấp chứng chỉ hành nghề theo đúng quy định, các khóa đào tạo của TIEC là lựa chọn phù hợp để trang bị kiến thức bài bản. Quý độc giả có thể liên hệ trực tiếp TIEC qua hotline 0976.380.555 để được tư vấn chi tiết.
