Phí bảo trì thang máy chung cư đang là chủ đề gây tranh cãi tại nhiều tòa nhà, khi không ít cư dân bất ngờ nhận thông báo đóng thêm tiền để sửa chữa thang máy. Vậy khoản phí này có phải đóng riêng ngoài quỹ bảo trì 2% đã nộp khi mua nhà, được sử dụng theo quy định nào và khi nào cư dân cần lên tiếng nếu nghi ngờ bị thu, chi sai?
Phí bảo trì thang máy chung cư là gì? Có phải khoản thu riêng ngoài phí bảo trì 2%?
Về bản chất pháp lý, không tồn tại khoản “phí bảo trì thang máy chung cư” riêng biệt ngoài kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư. Theo Luật Nhà ở 2023, người mua căn hộ phải đóng kinh phí bảo trì 2% giá trị căn hộ và khoản này được quản lý riêng. Nguồn quỹ này được dùng để sửa chữa, thay thế các hạng mục chung, bao gồm cả thang máy, khi cần thiết.
Khi thang máy cần sửa chữa lớn hoặc đại tu, Ban quản trị sẽ sử dụng quỹ bảo trì 2% thay vì thu thêm phí riêng từ cư dân. Nếu có khoản thu ngoài quỹ này mà chưa được Hội nghị nhà chung cư thông qua thì cư dân có quyền yêu cầu giải trình. Cần phân biệt rõ kinh phí bảo trì và phí quản lý vận hành vì đây là hai khoản hoàn toàn khác nhau.
- Kinh phí bảo trì (quỹ 2%): Dùng để sửa chữa, thay thế, cải tạo các hạng mục thuộc sở hữu chung khi xuống cấp hoặc hư hỏng, bao gồm cả hệ thống thang máy.
- Phí quản lý vận hành (thu hằng tháng): Dùng để chi trả các hoạt động vận hành thường xuyên như bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra kỹ thuật, vệ sinh, giám sát và đảm bảo thang máy hoạt động an toàn.
- Sửa chữa lớn, thay thế linh kiện hoặc đại tu thang máy được chi từ quỹ bảo trì 2%, không phải từ phí quản lý vận hành.
- Bảo dưỡng định kỳ hằng tháng được thực hiện từ phí quản lý vận hành, nhằm duy trì hoạt động ổn định và phòng ngừa sự cố.
Thang máy được xem là phần sở hữu chung theo quy định pháp luật hiện hành
Không phải ngẫu nhiên chi phí bảo trì thang máy được gắn với quỹ bảo trì chung của nhà chung cư. Theo khoản 2 Điều 142 Luật Nhà ở 2023, các hệ thống kết cấu chịu lực và trang thiết bị sử dụng chung trong nhà chung cư, bao gồm khung, cột, tường chịu lực, hành lang, cầu thang bộ và thang máy, đều được xác định là phần sở hữu chung của tòa nhà. Đây là những hạng mục phục vụ nhu cầu sử dụng chung của cư dân và không thuộc quyền sở hữu riêng của bất kỳ căn hộ nào.
Việc xác định thang máy là phần sở hữu chung có ý nghĩa quan trọng trong quản lý, vận hành nhà chung cư. Theo đó, chi phí bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế thang máy thuộc trách nhiệm chi trả chung của cộng đồng cư dân thông qua quỹ bảo trì phần sở hữu chung, thay vì phân bổ riêng cho một số căn hộ hoặc một tầng nhất định. Trường hợp có phương án thu hoặc phân bổ chi phí khác, nội dung này cần được xem xét, thống nhất theo quy định và thông qua tại Hội nghị nhà chung cư để đảm bảo tính minh bạch, tránh phát sinh tranh chấp.
Chi phí bảo trì thang máy gồm những hạng mục nào?
Trong quá trình quản lý vận hành chung cư, chi phí liên quan đến hệ thống thang máy không chỉ bao gồm việc sửa chữa khi xảy ra sự cố mà được chia thành nhiều nhóm khác nhau. Việc phân biệt rõ từng khoản chi giúp Ban quản trị, đơn vị quản lý vận hành và cư dân xác định đúng nguồn kinh phí sử dụng, tránh nhầm lẫn giữa phí quản lý vận hành hằng tháng và quỹ bảo trì 2% của nhà chung cư. Các nhóm chi phí thường gặp gồm:
- Bảo dưỡng định kỳ thang máy (thuộc phí quản lý vận hành): Bao gồm các công việc kiểm tra, vệ sinh, tra dầu mỡ, kiểm tra cáp tải, hệ thống phanh, động cơ, tủ điều khiển và các thiết bị liên quan nhằm đảm bảo thang máy hoạt động ổn định. Tần suất bảo dưỡng thường được thực hiện định kỳ theo khuyến cáo của nhà sản xuất và tình trạng thực tế của thiết bị.
- Kiểm định kỹ thuật an toàn thang máy: Đây là hoạt động bắt buộc nhằm đánh giá mức độ an toàn của thiết bị trước khi tiếp tục đưa vào sử dụng. Việc kiểm định được thực hiện bởi các tổ chức có chức năng kiểm định kỹ thuật an toàn theo quy định.
- Sửa chữa, thay thế linh kiện hao mòn (trích từ quỹ bảo trì 2%): Áp dụng khi các bộ phận của thang máy bị hư hỏng hoặc xuống cấp trong quá trình sử dụng như động cơ, cáp tải, bo mạch điều khiển, hệ thống cửa tầng, biến tần và các linh kiện quan trọng khác.
- Đại tu hoặc thay thế toàn bộ hệ thống thang máy: Đây là khoản chi phí lớn thường phát sinh khi thang máy đã vận hành trong thời gian dài, không còn đáp ứng yêu cầu an toàn hoặc cần nâng cấp công nghệ. Do giá trị đầu tư cao, đây cũng là hạng mục dễ phát sinh tranh chấp nếu việc sử dụng quỹ bảo trì không được công khai, minh bạch.
Việc phân chia rõ các nhóm chi phí giúp cư dân dễ dàng theo dõi, giám sát hoạt động quản lý tài chính tại chung cư. Trong đó, các khoản liên quan đến vận hành, bảo dưỡng thường xuyên thuộc phí quản lý hằng tháng; còn sửa chữa lớn, thay thế thiết bị hoặc đại tu thang máy cần được xem xét sử dụng từ quỹ bảo trì phần sở hữu chung theo đúng quy định.
Xem thêm: Bảo vệ chung cư là gì? Vai trò và nhiệm vụ quan trọng trong
Khi nào Ban quản trị được phép sử dụng quỹ bảo trì để sửa chữa thang máy?
Quỹ bảo trì 2% của nhà chung cư không phải là nguồn tiền để Ban quản trị tự do quyết định chi tiêu mà chỉ được sử dụng cho các hoạt động bảo trì, sửa chữa, thay thế những hạng mục thuộc phần sở hữu chung của tòa nhà theo đúng quy định. Theo Luật Nhà ở 2023, việc sử dụng kinh phí bảo trì cần dựa trên kế hoạch bảo trì được Hội nghị nhà chung cư thông qua. Vì thang máy là tài sản thuộc sở hữu chung nên chi phí sửa chữa, thay thế thiết bị có thể được sử dụng từ quỹ này khi đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý.
- Có trong kế hoạch bảo trì được Hội nghị nhà chung cư thông qua: Các hạng mục sửa chữa, thay thế thang máy cần nằm trong kế hoạch bảo trì đã được cư dân biểu quyết hoặc được phê duyệt theo đúng thẩm quyền.
- Có phương án sửa chữa minh bạch, rõ ràng: Ban quản trị cần lựa chọn đơn vị sửa chữa phù hợp, có báo giá, hợp đồng, phạm vi công việc và chi phí cụ thể. Với các khoản chi lớn, việc lấy nhiều báo giá hoặc thực hiện lựa chọn nhà thầu cạnh tranh là cần thiết để đảm bảo hiệu quả sử dụng quỹ.
- Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán: Toàn bộ quá trình sửa chữa cần được lưu trữ gồm hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, hồ sơ kỹ thuật và các tài liệu liên quan để cư dân có thể kiểm tra, giám sát.
Trong trường hợp thang máy gặp sự cố nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn của cư dân, Ban quản trị có thể phải xử lý khẩn cấp để đảm bảo an toàn vận hành. Tuy nhiên, việc sử dụng quỹ bảo trì trong tình huống này vẫn cần được thông tin, báo cáo và công khai minh bạch sau khi thực hiện. Nếu Ban quản trị tự ý chi quỹ bảo trì không đúng mục đích hoặc thiếu hồ sơ chứng minh, cư dân có quyền yêu cầu giải trình tại Hội nghị nhà chung cư và đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý theo quy định.
Vì sao nhiều tranh chấp quỹ bảo trì chung cư bắt nguồn từ chi phí bảo trì thang máy?
Trong quản lý chung cư, thang máy là hạng mục có chi phí bảo trì lớn và được sử dụng thường xuyên nên rất dễ phát sinh tranh chấp liên quan đến quỹ bảo trì. Các vấn đề về sửa chữa, thay thế hay chi phí vận hành thang máy thường thu hút sự quan tâm của cư dân, từ đó trở thành điểm nóng trong các cuộc họp Hội nghị nhà chung cư.
- Thiếu kế hoạch bảo trì thang máy dài hạn: Một số Ban quản trị chưa xây dựng kế hoạch bảo trì dựa trên tuổi thọ, tần suất sử dụng và tình trạng thực tế của thiết bị. Khi thang máy phát sinh sự cố lớn, chi phí sửa chữa hoặc thay thế tăng cao đột ngột có thể khiến cư dân nghi ngờ về tính hợp lý trong quá trình quản lý quỹ.
- Chưa phân biệt rõ bảo dưỡng và sửa chữa lớn: Nhiều cư dân chưa hiểu rõ sự khác nhau giữa chi phí bảo dưỡng định kỳ thuộc phí quản lý vận hành và chi phí sửa chữa, thay thế thiết bị lấy từ quỹ bảo trì 2%. Việc thiếu thông tin minh bạch dễ dẫn đến tâm lý cho rằng đang bị thu thêm các khoản phí không cần thiết.
- Lựa chọn đơn vị bảo trì chưa minh bạch: Việc ký hợp đồng bảo trì thang máy nhưng không có quy trình so sánh báo giá, đánh giá năng lực đơn vị hoặc công khai chi phí có thể làm phát sinh nghi vấn về mức giá sửa chữa và tính hiệu quả khi sử dụng quỹ bảo trì.
- Ban quản trị thiếu chuyên môn về kỹ thuật và tài chính: Thang máy là hệ thống thiết bị phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên môn khi đánh giá tình trạng hư hỏng, báo giá sửa chữa hoặc phương án thay thế. Nếu Ban quản trị thiếu kinh nghiệm, việc thẩm định chi phí có thể gặp khó khăn, ảnh hưởng đến sự minh bạch và niềm tin của cư dân.
Dấu hiệu cho thấy chi phí bảo trì thang máy có thể đang bị sử dụng chưa đúng quy định
Việc quản lý và sử dụng quỹ bảo trì thang máy cần đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch và đúng mục đích theo quy định. Trong quá trình vận hành chung cư, cư dân và thành viên Ban quản trị nên chủ động kiểm tra nếu nhận thấy các dấu hiệu bất thường liên quan đến khoản chi này. Một số dấu hiệu cần lưu ý gồm:
- Xuất hiện khoản thu riêng mang tên “phí bảo trì thang máy”: Việc thu thêm khoản tiền ngoài quỹ bảo trì 2% mà chưa được Hội nghị nhà chung cư thông qua, không có căn cứ rõ ràng có thể gây ra nhiều thắc mắc về tính hợp pháp của khoản thu.
- Sửa chữa thang máy nhiều lần trong thời gian ngắn nhưng thiếu kế hoạch cụ thể: Nếu hệ thống thang máy liên tục phát sinh chi phí sửa chữa nhưng không có hồ sơ đánh giá tình trạng thiết bị, kế hoạch bảo trì hoặc phương án xử lý rõ ràng, cư dân có quyền yêu cầu giải trình.
- Không công khai hồ sơ liên quan đến việc sử dụng quỹ: Báo giá, hợp đồng sửa chữa, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và các tài liệu kỹ thuật cần được lưu trữ, công khai để cư dân có thể theo dõi, giám sát quá trình sử dụng kinh phí.
- Quỹ bảo trì giảm mạnh sau khi sửa chữa thang máy nhưng thiếu hồ sơ chứng minh: Những khoản chi lớn cho thay thế, sửa chữa thiết bị cần đi kèm với biên bản nghiệm thu, hồ sơ bàn giao và chính sách bảo hành từ đơn vị thực hiện.
- Lựa chọn đơn vị sửa chữa thiếu tính minh bạch: Việc lựa chọn nhà thầu không dựa trên năng lực, không có sự so sánh báo giá hoặc có dấu hiệu xung đột lợi ích giữa đơn vị sửa chữa với Ban quản trị, đơn vị quản lý vận hành có thể làm phát sinh nghi ngờ trong việc quản lý quỹ.
Khi phát hiện các dấu hiệu bất thường, cư dân có quyền yêu cầu Ban quản trị cung cấp thông tin, công khai hồ sơ tài chính liên quan đến việc sử dụng quỹ bảo trì. Trong trường hợp cần thiết, Hội nghị nhà chung cư có thể được tổ chức để xem xét, thảo luận và đưa ra phương án xử lý phù hợp nhằm đảm bảo quyền lợi chung của cư dân.
Quản lý chi phí bảo trì thang máy thế nào cho đúng?
Để hạn chế tranh chấp, Ban quản trị cần xây dựng quy trình rõ ràng, phân định đúng nguồn chi và đảm bảo hồ sơ đầy đủ. Bên cạnh đó, việc tham gia khóa đào tạo vận hành chung cư giúp nâng cao kiến thức pháp luật và quản lý chuyên nghiệp hơn. Một số nguyên tắc quan trọng trong quản lý chi phí bảo trì thang máy gồm:
- Lập kế hoạch bảo trì dài hạn: Ban quản trị cần xây dựng kế hoạch dựa trên tuổi thọ thiết bị, khuyến nghị của nhà sản xuất, tần suất sử dụng và lịch sử sửa chữa. Kế hoạch này nên được trình bày, thống nhất tại Hội nghị nhà chung cư để cư dân nắm rõ phương án sử dụng quỹ.
- Phân biệt rõ các khoản chi: Chi phí bảo dưỡng định kỳ phục vụ hoạt động vận hành thường xuyên được thực hiện từ phí quản lý vận hành; trong khi chi phí sửa chữa lớn, thay thế linh kiện hoặc đại tu thang máy thuộc trường hợp sử dụng quỹ bảo trì 2% theo quy định.
- Lựa chọn đơn vị sửa chữa minh bạch: Đối với các hạng mục có giá trị lớn, Ban quản trị nên thực hiện khảo sát, so sánh báo giá từ nhiều đơn vị có năng lực trước khi ký hợp đồng để đảm bảo chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí.
- Công khai tình hình sử dụng quỹ bảo trì: Các khoản chi liên quan đến thang máy cần được cập nhật trong báo cáo thu – chi quỹ bảo trì, giúp cư dân dễ dàng theo dõi thông qua bảng tin chung cư hoặc các kênh thông tin chính thức của Ban quản trị.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ: Toàn bộ tài liệu liên quan như hợp đồng sửa chữa, báo giá, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, hồ sơ kỹ thuật và biên bản họp thông qua phương án chi tiêu cần được lưu giữ để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát.
Xem thêm: Trách nhiệm của Ban quản lý chung cư theo luật mới 2026
Đào tạo Ban quản trị để quản lý quỹ bảo trì hiệu quả
Nhiều tranh chấp về chi phí bảo trì thang máy thường xảy ra vì Ban quản trị chưa có đủ kiến thức về pháp luật, tài chính và kỹ thuật. Khi chưa hiểu rõ cách quản lý và sử dụng quỹ bảo trì, Ban quản trị dễ gặp khó khăn khi ra quyết định. Thậm chí, cư dân có thể hiểu nhầm hoặc nghi ngờ dù Ban quản trị làm đúng trách nhiệm. Việc được đào tạo bài bản là rất cần thiết. Điều này giúp Ban quản trị làm việc minh bạch hơn, giảm rủi ro và quản lý chung cư hiệu quả hơn.
Nhiều Ban quản trị lựa chọn tham gia chứng chỉ vận hành quản lý nhà chung cư để nâng cao kiến thức. Chương trình giúp hiểu rõ Luật Nhà ở 2023, cách quản lý quỹ bảo trì, lập kế hoạch bảo trì, kiểm soát hợp đồng dịch vụ và đánh giá các phương án sửa chữa như thang máy. Khi có kiến thức đầy đủ, Ban quản trị sẽ tự tin hơn khi đưa ra quyết định và dễ tạo được sự tin tưởng từ cư dân.
Viện Đào Tạo Và Hợp Tác Giáo Dục (TIEC) thường xuyên tổ chức các khóa học quản lý chung cư và cấp chứng chỉ tại Hà Nội, TP.HCM và nhiều tỉnh thành khác. Nội dung đào tạo tập trung vào các vấn đề thực tế như quản lý quỹ bảo trì, vận hành hệ thống kỹ thuật, kiểm soát chất lượng dịch vụ và xử lý các tình huống trong chung cư. Nếu bạn đang hoặc sắp tham gia Ban quản trị, TIEC có thể tư vấn thêm về lịch học và chương trình phù hợp.
