Trách nhiệm của Ban quản lý chung cư liên quan trực tiếp đến việc đảm bảo an toàn, chất lượng vận hành và quyền lợi của cư dân trong quá trình sử dụng tòa nhà. Bài viết của TEIC tổng hợp các nhóm trách nhiệm quan trọng theo quy định mới nhất năm 2026, giúp cư dân, Ban quản trị và đơn vị vận hành hiểu rõ nghĩa vụ cần thực hiện. Từ đó hạn chế tranh chấp, nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo hoạt động chung cư được vận hành ổn định.
Ban quản lý chung cư là gì? Phân biệt với Ban quản trị để tránh nhầm lẫn
Luật Nhà ở và các văn bản hướng dẫn hiện hành không đưa ra định nghĩa riêng cho thuật ngữ “Ban quản lý chung cư”. Trên thực tế, đây là cách gọi phổ biến trong dân cư để chỉ đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư tổ chức được ký hợp đồng dịch vụ với Ban quản trị (hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư) để trực tiếp điều hành các hoạt động hàng ngày của tòa nhà. Rất nhiều người nhầm lẫn giữa Ban quản lý và Ban quản trị, trong khi đây là hai chủ thể có bản chất pháp lý hoàn toàn khác nhau:
- Ban quản trị nhà chung cư: Do Hội nghị nhà chung cư bầu ra, đại diện cho quyền lợi của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư. Với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu và từ 20 căn hộ trở lên, Ban quản trị bắt buộc phải có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản hoạt động riêng, vận hành theo mô hình tương tự Hội đồng quản trị công ty cổ phần hoặc Ban chủ nhiệm hợp tác xã.
- Ban quản lý nhà chung cư: là một đơn vị, doanh nghiệp được thuê theo hợp đồng dịch vụ, không do dân cư bầu ra, có chức năng và năng lực chuyên môn để thực hiện công việc vận hành kỹ thuật, an ninh, vệ sinh, PCCC và các dịch vụ khác của tòa nhà.
Theo khoản 1 Điều 149 Luật Nhà ở 2023 đối với nhà chung cư có thang máy, việc quản lý vận hành phải do đơn vị có chức năng, năng lực thực hiện, đối với nhà chung cư không có thang máy, Hội nghị nhà chung cư quyết định tự quản lý hoặc thuê đơn vị chuyên nghiệp. Việc phân biệt rõ hai chủ thể này có ý nghĩa quyết định khi xác định ai chịu trách nhiệm cho từng loại sự việc phát sinh trong quá trình sử dụng nhà chung cư.
Căn cứ pháp lý quy định trách nhiệm của Ban quản lý chung cư hiện nay
Để xác định chính xác trách nhiệm của Ban quản lý chung cư, cần căn cứ vào hệ thống văn bản pháp luật đang có hiệu lực sau đây:
- Luật Nhà ở số 27/2023/QH15, có hiệu lực từ 01/8/2024, là văn bản gốc quy định khung pháp lý về quản lý, vận hành nhà chung cư, trong đó Điều 149 và Điều 150 quy định về đơn vị quản lý vận hành.
- Nghị định số 95/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Nhà ở, hướng dẫn cụ thể về điều kiện năng lực, quy trình lựa chọn và trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành.
- Thông tư số 05/2024/TT-BXD ngày 31/7/2024 của Bộ Xây dựng ban hành Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, đây là văn bản quan trọng nhất, trong đó Điều 43 quy định trực tiếp về quyền và trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư, Điều 45 quy định về xử lý vi phạm.
- Thông tư số 09/2025/TT-BXD ngày 13/6/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của các Thông tư thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Xây dựng, cập nhật theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.
- Nghị định số 16/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về xây dựng, là cơ sở xử lý các hành vi vi phạm trong quản lý, sử dụng nhà chung cư.
- Các quyết định cấp tỉnh, thành phố cập nhật năm 2026: ví dụ Quyết định số 19/2026/QĐ-UBND của UBND Thành phố Hồ Chí Minh (áp dụng từ 25/4/2026) và Quyết định số 25/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố Hà Nội (hiệu lực từ 23/02/2026) cụ thể hóa khung giá dịch vụ và trách nhiệm phối hợp giữa các bên tại từng địa phương.
Việc cập nhật đầy đủ các văn bản trên là điều kiện bắt buộc đối với mọi đơn vị quản lý vận hành đang hoạt động, bởi quy định pháp luật về nhà chung cư đã và đang được điều chỉnh liên tục trong giai đoạn 2024-2026.
Xem thêm: Quy định mới nhất về quy chế quản lý vận hành nhà chung cư
9 nhóm trách nhiệm chính của Ban quản lý vận hành nhà chung cư
Theo Điều 43 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD, đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư (Ban quản lý chung cư) phải thực hiện đầy đủ các trách nhiệm nhằm đảm bảo hoạt động của tòa nhà diễn ra an toàn, ổn định và đúng quy định. Các nhóm trách nhiệm chính bao gồm:
- Thực hiện đúng phạm vi công việc theo hợp đồng quản lý vận hành đã ký với Ban quản trị hoặc đại diện quản lý nhà chung cư. Trong trường hợp có đủ năng lực chuyên môn, đơn vị quản lý vận hành có thể thực hiện bảo trì phần sở hữu chung khi có hợp đồng bảo trì riêng.
- Lựa chọn và quản lý các đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ như bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật, chăm sóc cảnh quan… khi cần thiết. Ban quản lý có trách nhiệm kiểm tra, giám sát chất lượng dịch vụ để đảm bảo đúng tiêu chuẩn đã cam kết.
- Công khai, thông báo đầy đủ các khoản thu, chi liên quan đến hoạt động vận hành theo quy định. Đồng thời, Ban quản lý cần hướng dẫn cư dân xử lý các tình huống khẩn cấp như thiên tai, dịch bệnh, cháy nổ hoặc các sự cố phát sinh trong tòa nhà.
- Thu và sử dụng kinh phí quản lý vận hành đúng mục đích, đúng mức phí đã thỏa thuận. Khoản kinh phí này chỉ được sử dụng phục vụ hoạt động quản lý, vận hành chung cư và không được sử dụng cho các hoạt động kinh doanh khác.
- Phối hợp với Ban quản trị, chính quyền địa phương và các cơ quan chuyên môn như cơ quan phòng cháy chữa cháy, môi trường, xây dựng trong quá trình tổ chức vận hành và xử lý các vấn đề phát sinh.
- Quản lý, bảo quản và lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến nhà chung cư trong thời gian thực hiện hợp đồng, bao gồm các tài liệu phục vụ công tác vận hành, kỹ thuật và quản lý tòa nhà.
- Tuân thủ các yêu cầu, quyết định xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý vận hành chung cư.
- Thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu và công việc quản lý vận hành cho Ban quản trị hoặc đơn vị quản lý mới khi hợp đồng dịch vụ kết thúc, đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra minh bạch, không làm gián đoạn hoạt động của tòa nhà.
- Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo hợp đồng quản lý vận hành hoặc theo nội dung đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua trong trường hợp chưa ký kết hợp đồng chính thức.
Đây là những trách nhiệm pháp lý quan trọng mà mọi đơn vị quản lý vận hành chung cư, bao gồm doanh nghiệp chuyên nghiệp hoặc bộ phận quản lý do chủ đầu tư thành lập, cần tuân thủ trong suốt quá trình hoạt động. Việc thực hiện đúng các nghĩa vụ này không chỉ giúp đảm bảo chất lượng vận hành mà còn góp phần hạn chế tranh chấp, bảo vệ quyền lợi của cư dân và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý tòa nhà.
Trách nhiệm quản lý tài chính, phí dịch vụ và đảm bảo minh bạch trong vận hành
Theo Điều 43 và các quy định liên quan tại Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD, tài chính là một trong những nội dung dễ phát sinh tranh chấp nhất trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư. Vì vậy, Ban quản lý chung cư cần thực hiện nghiêm các quy định về thu, chi, quản lý và công khai nguồn kinh phí vận hành nhằm bảo đảm quyền lợi của cư dân và duy trì hoạt động ổn định của tòa nhà.
- Thu đúng, thu đủ kinh phí quản lý vận hành theo mức phí đã được thỏa thuận giữa chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư với đơn vị quản lý vận hành, trên cơ sở khung giá dịch vụ quản lý vận hành do UBND cấp tỉnh, thành phố ban hành và các quy định pháp luật hiện hành.
- Sử dụng kinh phí đúng mục đích phục vụ hoạt động vận hành chung cư, bao gồm các chi phí liên quan đến vận hành thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy, bảo vệ, vệ sinh, thu gom rác thải và các hạng mục thuộc phần sở hữu chung của tòa nhà theo đúng nội dung tại Điều 7 Quy chế ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD.
- Không sử dụng sai mục đích các khoản kinh phí được giao quản lý, đặc biệt là kinh phí bảo trì và kinh phí quản lý vận hành. Ban quản lý không được tự ý sử dụng các nguồn tiền này cho hoạt động kinh doanh hoặc các mục đích ngoài phạm vi đã được thỏa thuận và pháp luật cho phép.
- Thực hiện báo cáo và công khai các khoản thu, chi trong quá trình vận hành trước Ban quản trị hoặc tại các kỳ họp Hội nghị nhà chung cư theo quy định. Việc minh bạch tài chính giúp cư dân có cơ sở giám sát, đánh giá chất lượng quản lý vận hành và việc sử dụng nguồn phí đã đóng góp.
- Phối hợp xử lý các trường hợp chậm đóng phí dịch vụ theo đúng nội dung hợp đồng quản lý vận hành và các thỏa thuận đã được thống nhất với Ban quản trị. Ban quản lý cần thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định, không tự ý áp dụng các biện pháp gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cư dân.
Minh bạch trong quản lý tài chính không chỉ là yêu cầu pháp lý theo Thông tư 05/2024/TT-BXD và các quy định liên quan, mà còn là yếu tố quan trọng giúp xây dựng sự tin tưởng giữa Ban quản lý chung cư và cộng đồng cư dân. Quản lý thu, chi rõ ràng, đúng quy định sẽ góp phần hạn chế tranh chấp và nâng cao chất lượng vận hành tòa nhà.
Trách nhiệm của Ban quản lý khi xảy ra sự cố về PCCC, an toàn và vận hành tòa nhà
An toàn vận hành là một trong những nhóm trách nhiệm quan trọng nhất của Ban quản lý chung cư, bởi các vấn đề liên quan đến phòng cháy chữa cháy, hệ thống kỹ thuật và xử lý sự cố đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tính mạng, tài sản của cư dân cũng như hoạt động chung của tòa nhà. Vì vậy, Ban quản lý cần đảm bảo các quy trình vận hành, kiểm tra và ứng phó sự cố được thực hiện đầy đủ, đúng tiêu chuẩn.
- Duy trì, kiểm tra thường xuyên hệ thống an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC) như hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, bình chữa cháy, thiết bị cứu hỏa và các phương tiện hỗ trợ thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư. Các thiết bị này cần được kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo luôn trong trạng thái sẵn sàng hoạt động khi có sự cố.
- Vận hành và bảo trì các hệ thống kỹ thuật quan trọng của tòa nhà như thang máy, hệ thống điện, cấp thoát nước, thông gió, chống sét, tiếp đất và các thiết bị phục vụ vận hành chung theo đúng quy trình kỹ thuật. Việc kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện sớm nguy cơ hư hỏng, hạn chế sự cố ảnh hưởng đến cư dân.
- Kịp thời xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận hành, đồng thời thông báo cho cư dân theo quy trình phù hợp và phối hợp với các đơn vị liên quan khi cần thiết. Đối với các tình huống nghiêm trọng như cháy nổ, mất an toàn hoặc sự cố kỹ thuật lớn, Ban quản lý cần phối hợp với chính quyền địa phương, lực lượng phòng cháy chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ để triển khai phương án xử lý.
- Phối hợp với Ban quản trị, chủ đầu tư, nhà thầu kỹ thuật và các đơn vị chuyên môn trong việc kiểm tra, bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế các thiết bị thuộc phần sở hữu chung của tòa nhà. Sự phối hợp này giúp đảm bảo hệ thống vận hành được duy trì ổn định và đúng yêu cầu kỹ thuật.
- Quản lý an ninh trật tự, xây dựng phương án ứng phó với các tình huống khẩn cấp như thiên tai, dịch bệnh, mất điện, mất nước hoặc các sự cố bất thường khác. Ban quản lý cần tổ chức hướng dẫn, tuyên truyền để cư dân nắm được các quy định an toàn, góp phần xây dựng môi trường sống văn minh trong chung cư.
Đội ngũ nhân sự trực tiếp thực hiện công việc liên quan đến kỹ thuật, PCCC và vận hành hệ thống trong nhà chung cư cần được đào tạo nghiệp vụ đầy đủ. Họ cũng phải tham gia các khóa học vận hành chung cư và bồi dưỡng chuyên môn theo các yêu cầu quy định tại Thông tư 05/2024/TT-BXD. Việc trang bị kiến thức và kỹ năng thực tế giúp Ban quản lý nâng cao năng lực xử lý tình huống, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận hành tòa nhà.
Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý vận hành chung cư phổ biến và hiệu quả hiện nay
Rủi ro pháp lý khi Ban quản lý chung cư không thực hiện đúng trách nhiệm
Việc không thực hiện đầy đủ hoặc thực hiện không đúng trách nhiệm trong quá trình quản lý vận hành có thể khiến Ban quản lý chung cư và các cá nhân liên quan đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý. Theo các quy định tại Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD, đơn vị quản lý vận hành phải chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ đã cam kết trong hợp đồng, cũng như đảm bảo hoạt động vận hành tuân thủ quy định pháp luật. Các rủi ro pháp lý thường gặp bao gồm:
- Xử phạt vi phạm hành chính: Ban quản lý chung cư có thể bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định nếu không thực hiện đúng hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành, sử dụng kinh phí sai mục đích, không đảm bảo công tác bảo trì, vận hành hệ thống kỹ thuật hoặc không tuân thủ các yêu cầu về an toàn, phòng cháy chữa cháy theo quy định.
- Trách nhiệm hình sự trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng: Cá nhân có hành vi lợi dụng chức vụ, quyền hạn trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư để thực hiện hành vi trái quy định, gây hậu quả nghiêm trọng về tài sản, sức khỏe hoặc tính mạng của người khác có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
- Trách nhiệm bồi thường thiệt hại: Nếu sai sót trong quá trình quản lý vận hành gây thiệt hại về tài sản, sức khỏe hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của cư dân, Ban quản lý hoặc đơn vị liên quan có thể phải thực hiện nghĩa vụ bồi thường theo quy định của pháp luật dân sự.
- Chấm dứt hợp đồng quản lý vận hành trước thời hạn: Trong trường hợp đơn vị quản lý vận hành không thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng, Ban quản trị có thể xem xét chấm dứt hợp đồng theo quy định, đồng thời yêu cầu bàn giao hồ sơ, tài liệu và công việc cho đơn vị quản lý mới để đảm bảo hoạt động chung cư không bị gián đoạn.
- Ảnh hưởng đến uy tín và năng lực hoạt động: Những sai phạm trong quá trình quản lý vận hành có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khả năng tham gia lựa chọn, ký kết hợp đồng quản lý tại các dự án chung cư khác. Hiện nay, chủ đầu tư và Ban quản trị thường đánh giá kỹ năng lực, kinh nghiệm và lịch sử hoạt động của đơn vị vận hành trước khi hợp tác.
Nhiều rủi ro pháp lý trong quản lý chung cư không đến từ việc thiếu quy định mà xuất phát từ việc đội ngũ nhân sự vận hành chưa được trang bị đầy đủ kiến thức pháp luật, quy trình nghiệp vụ, kỹ năng xử lý tình huống và chứng chỉ quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định. Vì vậy, đào tạo chuyên môn và chuẩn hóa chứng chỉ vận hành chung cư cho đội ngũ quản lý là yếu tố quan trọng giúp hạn chế sai phạm, nâng cao chất lượng dịch vụ và đảm bảo an toàn cho cư dân.
Đào tạo nghiệp vụ quản lý vận hành chung cư tại TEIC
Trong giai đoạn 2024-2026, các quy định pháp luật về nhà ở, quản lý và sử dụng chung cư có nhiều thay đổi. Vì vậy, đội ngũ quản lý vận hành chung cư cần được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để làm việc đúng quy định. Đây cũng là cơ sở quan trọng để xử lý tốt các tình huống phát sinh và phối hợp hiệu quả với Ban quản trị, chủ đầu tư cũng như cư dân.
Viện Đào Tạo Và Hợp Tác Giáo Dục (TEIC) tổ chức khóa đào tạo nghiệp vụ quản lý vận hành chung cư với nội dung bám sát yêu cầu tại Thông tư 05/2024/TT-BXD. Khóa học cung cấp những kiến thức cần thiết như quản lý hệ thống kỹ thuật của tòa nhà, vận hành điện, nước, thang máy, phòng cháy chữa cháy, quản lý phí dịch vụ và kinh phí bảo trì. Bên cạnh đó, học viên còn được hướng dẫn cách xử lý sự cố và phối hợp trong quá trình quản lý chung cư.
Với đội ngũ giảng viên có kinh nghiệm thực tế, khóa học tại TEIC giúp học viên hiểu rõ quy định pháp luật và nắm vững nghiệp vụ. Nội dung đào tạo được thiết kế để học viên có thể áp dụng ngay vào công việc thực tiễn. Học viên và doanh nghiệp quan tâm có thể liên hệ TEIC qua hotline 0976.380.555 để được tư vấn chi tiết về lịch khai giảng và nội dung khóa học.
